活動策劃是一場不能有意外的表演

設計和舉辦一次活動常常被比喻為執導一部電影，無論它是一次普通會議，還是公司活動、籌款活動、正式會議、會展活動、獎勵活動，或者其他特殊活動。但實際上籌辦活動更像在策劃一場現場直播的表演。它是一場高空走鋼絲而沒有安全網的表演，活動一旦開始就沒有任何彌補的機會。活動必須一次性完成，不可能有預先排練。你不可能喊:“停拍”，然后重新拍攝。拍電影時可以通過劇本預知未來，而活動進行中你就無法預測你的客人和供應商們將怎樣相互打交道，怎樣作出反應。不過你可以事先計劃，做一些準備工作，以便隨時處理意外情況。不要忘記墨菲法則：可能會出錯的事情一定會出錯。

雖然你不是在拍一部角逐奧斯卡獎項的電影，但你是在創造一件可能會給別人留下永久回憶的活動。任何一場活動，無論是50人的小型活動還是2000余人的大型活動，應該像電影制作那樣有詳細的“劇本”，活動的預算也應該詳盡明確。為各類會議、公司活動、新產品發布、獎勵活動和特殊活動所作的預算少則幾萬，多則可達幾十萬甚至超出百萬。進行如此周密策劃的目的是絕對不能允許有任何意外事情發生的。